Excel&VBAからはじめる働き方改革と生産性向上のすすめ

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photo credit: Theen … Red Cup via photopin (license)

みなさんの会社では、「働き方改革」は進めていらっしゃいますか?

政府が「一億総活躍社会を目指す私たちにとって『働き方改革』は最大のチャレンジ」と打ち出してから、「働き方」というワードを見ない日はないほどになりました。

ITシステムやツール、または新しいルールや制度を導入すればなんとかなる、という簡単な話ではないのは皆さんご承知だと思います。

では、どこから手を付けるのか…様々なアイデアが考えられますが、今回は、ほとんどのホワイトカラーが長時間使う定番の表計算ソフト「Excel」から着手することを提案したいと思います。

弊社では

  • ExcelやVBAのスキルアップ支援により、スタッフの生産性を向上する
  • VBAによるルールやシステムの開発で作業時間を一気に短縮する

を組み合わせて、皆さまのお手伝いをさせて頂いております。

以下、なぜExcelから働き方改革を始めるのか、そしてどのようにして進めるのかについてお伝えしていきます。

お問い合わせ・ご相談

ホワイトカラーの「Excel」が生産性向上のカギ

耳が痛い話ではありますが、公益財団法人日本生産性本部による2015年の調査では

  • 日本の就業1時間当たりの労働生産性は、OECD加盟34ヵ国の中で見ると第21位
  • 主要先進7カ国をみると、日本の労働生産性は、就業者1人当たりでみ ても、時間当たりでみても米国の6割強の水準であり、主要先進7カ国の中では最も低い状況 が続いている

とされています。

米国の6割…この生産性が追い付けば、日本の経済も企業の収益性も劇的に改善できるということで、躍起になるのもわかりますよね。

そんな中、弊社も含めて、IT関連会社、コンサルティング会社、ときにはそれ以外の事業を本業とする企業も「働き方改革」の提案をしています。

ただ、どこからどう手をつけてよいのか…と悩んでしまう、経営者または担当者も多いのではないでしょうか。

冒頭で紹介しました調査の中で、製造業に関してのみ言うと

日本の製造業の労働生産性は第10位となっており、ドイツや英国をやや上回る。主要先進7ヵ国でみても、米国、フランスに次ぐ水準となっている。

とされている通り、製造業の生産性は高いとされています。ですから、それ以外の業種が足を引っ張る形、その中でも特に目立つのがサービス業とホワイトカラーの生産性の低さと言われています。

そして、そのホワイトカラーのほとんどが長時間使うソフトが表計算ソフト「Excel」なのです。

Excelスキルアップを阻む壁

Excelは関数、ピボットテーブル、マクロとスキルを向上させていくことで、作業効率を劇的に上げていくことができます。

5人がかりで1週間かけていた集計および資料作成業務が、ボタン一つで瞬時に終わるようになった

という事例もあるように、生産性向上という視点では必須とすべきほど明らかな効果のあるスキルです。かつ、いずれのスキルも追加のライセンス費用や環境準備は不要で、誰でもすぐに利用開始することができます。

しかしながら、多くのホワイトカラーは初級レベルのスキルにとどまっています。

参考:Microsoftの罪!?なぜエクセル使いは初心者のままなのか?

その理由として、スタッフの視点からすると

  • 学習の機会・キッカケがない
  • 時間的・精神的余裕がない
  • スキルを身に着けるメリットがない

といった点に集約されます。

となれば、やるべきことは簡単で

  • 業務時間内で学習の機会と時間を与える
  • スキルを身に着けたことによるメリットを与える

この2点です。

前者はすぐにでも実施可能です。弊社にお問い合わせ頂ければ、ヒアリングにお伺いし社内研修の提案をさせて頂きます。

後者に関しては、検討と準備が必要です。スキルを身に着けて生産性を上げることが、スタッフの将来にどのように良い影響を与えるか、この点を考えてすり合わせていく必要があります。しかし、この点がクリアできない限りは、働き方改革の打ち手は一つたりとも成功することは期待できません。

VBA習得は意識改革をもたらす

実は、VBAのスキル習得は、生産性向上以上のメリットがあります。

それは、働くことに対する意識改革です。

まず、プログラミングの目標は効率化をすることです。効率化が目的ではないプログラムはありません。

計算が面倒だから計算機があるわけで、手紙のやり取りが面倒だからメールがあるわけです。

プログラミングに向かえば向かうほど、自然に効率化への意識が高まります。

もう一つ、仕事への責任感です。

プログラムはミスをすると必ずバグが発生し、そのバグは本人が取り除く責任を持ちます。人のせいには一切できません。そして、その都度自分の無能さと対峙し、同じミスを繰り返さないために、自らのスキルを磨く理由と力が働きます。

人のせいにしている限り、成長と責任感は得られません。

プログラミングは仕事への責任感を育てるのに最適です。

参考:アラフォーの私が今さらながらプログラマーを目指している理由

Excel・VBAを活用するビジネスマンを増やすために

弊社では、企業向けにExcelまたVBA研修を提供しています。

方法としては対面による研修以外にもチャットが利用可能ですので、遠方の場合も対応が可能です。

初歩のレベルや、明らかなランクアップを目指すのであれば対面の研修で確実に習得を頂いたほうが効率が良い場合が多いです。

ある程度のスキルをお持ちであり、都度発生した悩みを解決するのであれば、実際に現場で使われているExcelやVBAを題材としてチャットで都度細やかなサポートをするほうがスピーディに実効果を生みます。

また、例えば実現したいシステムを開発するにはハードルが高い場合は

  1. 弊社でシステムを開発納品して効率化を実現
  2. 効率化して生まれた時間的余裕を活用しつつVBAスキルを習得
  3. 合わせて納品システムのメンテナンス方法も習得

という形で、開発をサポートを組み合わせる方法も事例としては良い効果を上げています。

開発のみをお受けすることも多いですが、弊社としての理想は皆さんのスキルが上がり、ExcelやVBAを存分に活用するビジネスマンが増えることです。

ぜひ、そのお手伝いができれば嬉しく思います。

基本プランはこちらで紹介しております。

ご要望に合わせてお見積しますので、まずはお問い合わせ下さい。

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